Rubrica specialistului contabil: Modalităţi de valorificare a inventarierii anuale ale agenţilor economici

C.E.C.C.A.R. serveşte interesul public

Autor: Maria Mornea,
Preşedinta Consiliului filialei CECCAR Hunedoara

Una dintre problemele cel mai des întâlnite de către societăţile comerciale în momentul efectuării inventarierii activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii este că se constată neconcordanţe la extrasele de cont trimise clienţilor între soldurile proprii şi cele ale respectivilor clienţi.

În această situaţie, în conformitate cu prevederile din Reglementările contabile aprobate de OMFP 3055/2009 la art. 187, unde se prevede că: “La scăderea din evidenţă a creanţelor şi datoriilor ale căror termene de încasare sau de plată sunt prescrise, entităţile trebuie să demonstreze că au fost întreprinse toate demersurile legale, pentru decontarea acestora”, ar trebui să se procedeze astfel: 

1. Dacă sumele nerecunoscute de client nu sunt prescrise, pentru a le scădea din gestiune trebuie întreprinse toate diligenţele pentru a stabili cauzele care au dus la această situaţie şi remedierea acesteia, printre care amintim:

• dacă pe exemplarul facturii rămas la unitate există semnătura de primire a clientului, în acest caz se va remite clientului o copie a acestei facturi, cu menţiunea “Duplicat-înlocuieşte factura iniţială”.
• atunci când factura a fost emisă în baza unui contract şi / sau a unei situaţii de lucrări aprobate de client / proces verbal de predare-primire lucrări semnat de ambele părţi / avize de expediţie / comandă din partea clientului etc. va fi trimis clientului un memoriu în care va fi prezentat faptul că factura a fost emisă în baza documentului respectiv, pe care apare şi semnătura sa, anexând şi copie de pe acesta.
• verificarea / interogarea persoanei care a emis factura: în ce bază a emis-o şi dacă avea calitatea de a emite facturi şi a modalităţii de transmitere a acesteia către client.
• dacă obiectul facturării au fost mărfuri (bunuri) şi clientul nu le-a recepţionat, atunci în unitatea dvs, la inventarierea acestora, trebuia să rezulte plus de inventar şi, în acest caz, se va justifica acest plus şi se va propune conducerii societăţii să se storneze factura respectivă.
• dacă obiectul facturării este o prestare de servicii care se desfăşoară periodic sau continuu, atunci clientul ar trebui să primească factură, fiind emisă în baza unui contract în care se prevede prestarea respectivă de servicii. Aici avem prevederea art. 180 alin. (2) din reglementările contabile:

“În baza contabilităţii de angajamente, entităţile trebuie să evidenţieze în contabilitate toate veniturile şi cheltuielile, respectiv creanţele şi datoriile rezultate ca urmare a unor prevederi legale sau contractuale.”

• trebuie verificat pe exemplarul dvs dacă pe factură sunt menţionate toate elementele prevăzute în codul fiscal la art. 155 alin. (5), în special la litera c): “data la care au fost livrate bunurile / prestate serviciile sau data încasării unui avans, în măsura în care această dată diferă de data emiterii facturii;”. De asemenea, trebuie verificat dacă pe factură sunt specificate elementele stipulate la punctul 72 alin. (3) din normele date în aplicarea acestui articol.
• de asemenea, trebuie stabilită responsabilitatea ca: “Pentru toate plusurile, lipsurile şi deprecierile constatate la bunuri, precum şi pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripţie a creanţelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicită explicaţii scrise de la persoanele care au răspunderea gestionării bunurilor, respectiv a urmăririi decontării creanţelor (prevederi ale OMFP 2861/2009 pentru aprobarea normei privind organizarea şi efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii):

2. Dacă sumele nerecunoscute de client sunt prescrise, pentru a le scădea din gestiune trebuie, de asemenea, să se ţină cont de:

• faptul că termenele de prescripţie ale datoriilor diferă în funcţie de calitatea pe care o are creditorul, şi de anumite cazuri prevăzute de noul cod civil, astfel, atunci când este vorba de stat, datoriile se prescriu în termen de 5 ani, în timp ce, în cazul oricăror alte datorii, termenul de prescripţie este de 3 ani, cu excepţia prevăzută la Art. 2.520 Cod civil unde se prevede că termenul de prescripţie este de un an în următoarele cazuri:

“1. profesioniştilor din alimentaţia publică sau hotelierilor, pentru serviciile pe care le prestează;
2. profesorilor, institutorilor, maeştrilor şi artiştilor, pentru lecţiile date cu ora, cu ziua sau cu luna;
3. medicilor, moaşelor, asistentelor şi farmaciştilor, pentru vizite, operaţii sau medicamente;
4. vânzătorilor cu amănuntul, pentru plata mărfurilor vândute şi a furniturilor livrate;
5. meşteşugarilor şi artizanilor, pentru plata muncii lor;
6. avocaţilor, împotriva clienţilor, pentru plata onorariilor şi cheltuielilor. Termenul de prescripţie se va calcula din ziua rămânerii definitive a hotărârii sau din aceea a împăcării părţilor ori a revocării mandatului. În cazul afacerilor neterminate, termenul de prescripţie este de 3 ani de la data ultimei prestaţii efectuate;
7. notarilor publici şi executorilor judecătoreşti, în ceea ce priveşte plata sumelor ce le sunt datorate pentru actele funcţiei lor. Termenul prescripţiei se va socoti din ziua în care aceste sume au devenit exigibile;
8. inginerilor, arhitecţilor, geodezilor, contabililor şi altor liber-profesionişti, pentru plata sumelor ce li se cuvin. Termenul prescripţiei se va socoti din ziua când s-a terminat lucrarea.
(2) În toate cazurile, continuarea lecţiilor, serviciilor, furniturilor, actelor sau lucrărilor nu întrerupe prescripţia pentru sumele scadente”:

• prescripţia unei datorii presupune că, după trecerea unei anumite perioade de timp, debitorul nu mai poate fi obligat la plata restanţei respective prin mijloace de constrângere garantate de stat.

Practic, dreptul de acţiune împotriva debitorului se prescrie, adică datornicul nu mai poate fi executat silit. Prin împlinirea termenului de prescripţie, orice titlu executoriu îşi pierde puterea executorie.

• termenul de prescripţie a datoriilor se calculează distinct a celor către stat faţă de cele provenite din activităţi economice, de exemplu: “dacă termenul de decontare se va împlini la 30 iulie 2008, termenul de prescripţie va fi împlinit la data de 30 iulie 2011”, iar în ceea ce priveşte datoriile către stat, termenul de prescripţie de 5 ani începe să curgă de la data de 1 ianuarie a anului următor celui în care a luat naştere creanţa, conform art. 130 alin. 1 din Codul de procedură fiscală.
• de implicaţiile fiscale ale scăderii acestor creanţe din evidenţa contabilă a societăţii respective, dacă aceste cheltuieli sunt sau nu deductibile.
• prescripţia dreptului de a cere executarea silită a datoriei se întrerupe în următoarele situaţii:

a) la data îndeplinirii de către debitor, înainte de începerea executării silite sau în cursul acesteia, a unui act voluntar de executare a obligaţiei prevăzute în titlul executoriu, ori a recunoaşterii, în orice alt mod, a datoriei;
b) la data depunerii cererii de executare, însoţită de titlul executoriu, chiar dacă a fost adresată unui organ de executare necompetent;
c) la data trimiterii spre executare a titlului executoriu în condiţiile legii;
d) la data îndeplinirii în cursul executării silite a unui act de executare;
e) la data depunerii cererii de reluare a executării, în condiţiile legii;
f) în alte cazuri prevăzute de lege.