Secretele organizării unui eveniment memorabil

Evenimentele nu devin memorabile de la sine. Dezvoltarea și organizarea unui eveniment necesită o planificare atentă. Fie că vorbim despre un eveniment pentru o companie (conferinţe, lansări, gale), fie că vorbim despre un eveniment privat (precum nunți, botezuri) detaliile sunt cele care determină succesul unui eveniment.

Specialiştii în organizare evenimente corporate ai agenţiei enTourage Communications, va oferă câteva sfaturi pentru organizarea unui eveniment de succes:

În primul rând, stabiliţi publicul țintă căruia vă adresaţi cu evenimentul dumneavoastră. În funcţie de acest aspect, veţi stabili formatul, conţinutul, preţurile sau locaţia de desfăşurare a acestuia. De asemenea, cunoaşterea publicului va ajută să rămâneţi focusați asupra obiectivelor pe care vi le stabiliţi pentru acest eveniment.

Realizaţi o listă cu toate detaliile pentru buna desfăşurare a evenimentului. De la lumini, transportul persoanelor (acolo unde este cazul), până la programul evenimentului și chiar parcare, totul contează.

Un aspect important, dar adeseori ignorat, este calendarul evenimentelor similare din acea perioadă sau sărbătorile legale. Dacă în ziua evenimentului au loc și alte evenimente cu acelaşi public țintă, aşteptaţi-vă ca audiența să nu fie chiar la nivelul dorit. De asemenea, dacă evenimentul este programat în perioada unor sărbători, publicul s-ar putea să nu fie atât de numeros.

Stabiliţi-vă obiective „smart”! Începeți întotdeauna cu o strategie prin intermediul căreia să răspundeţi unor întrebări, precum: care este scopul evenimentului?, ce rezultate doriţi să obţineţi?.

Evenimentele sunt o metodă extraordinară de a interacționa cu publicul, de a obţine feedback,  dar este important să aveţi clar în minte ceea ce vă doriţi. Obiectivele „smart” sunt acele obiective care se definesc prin parametri clari și orizont de timp. De exemplu, a spune „vreau să organizez un eveniment de succes” nu este un obiectiv smart. Dacă spunem „vreau să organizez un eveniment cu 100 de persoane și să am 90% feedback pozitiv din partea participantilor” putem vorbi despre un obiectiv corect setat. Un exemplu și mai cunoscut este „vreau să slabesc”. Acesta nu este obiectiv „smart”, pe când „vreau să slăbesc 5 kilograme în următoarele 2 săptămani” este.

Ţineţi un jurnal al bugetului și cheltuielilor! Puțini sunt cei care nu au o limită de buget stabilită pentru un eveniment, iar cei care au adeseori fac greşeli în gestionarea acestuia. Înainte de a semna orice contract cu furnizorii, încercați să estimați cât vă costă fiecare parte a evenimentului: locaţie, meniu, decor, efecte speciale, program artistic, etc. Puteți investiga chiar și sponsorizări pentru evenimentul dumneavoastra sau puteți testa vânzarea biletelor (acolo unde este cazul) pentru a vedea care este interesul pentru evenimentul pe care doriți să-l organizati.

Delegaţi responsabilităţi! Nu încercați să va ocupaţi de toate aspectele evenimentului în speranța că veţi putea controla totul. Din contră, este posibil să creaţi mai mult haos și să va dezorganizaţi. Atribuiți anumite responsabilităţi și colegilor.

Fiţi pregătiţi cu variante de „back-up”, nu va lăsaţi surprinşi de evenimente spontane. Dacă organizaţi un eveniment în aer liber, este bine să aveţi întotdeauna și un spaţiu acoperit pentru situaţia în care vremea este nefavorabilă. Se poate întâmpla și în cazul meniului, poate fi insuficient sau se poate produce un accident nedorit la locul evenimentului. Așadar, fiți pregătiți pentru orice situație nedorită și deschiși pentru găsirea celor mai bune soluții.

Acestea sunt doar câteva sfaturi de care trebuie să tineți cont atunci când organizați un eveniment. În funcție de tipul evenimentului pe care îl dezvoltați, încercați să vă acordați timp pentru a cuprinde toate aspectele pe care le implică acesta.